Produktionsplanung in Excel — wann es aufhört zu funktionieren und was danach kommt

Fast jeder Fertigungsbetrieb fängt mit Excel an. Eine Tabelle mit offenen Aufträgen, Lieferterminen und Maschinenbelegung — einfach, flexibel, kostenlos. Für den Anfang funktioniert das gut.

Irgendwann funktioniert es nicht mehr. Nicht weil Excel schlecht ist, sondern weil die Anforderungen gewachsen sind: mehr Maschinen, mehr Aufträge, mehr Mitarbeiter die gleichzeitig planen wollen. Die Tabelle wird größer, unübersichtlicher, fehleranfälliger.

Dieser Artikel beschreibt wann dieser Punkt erreicht ist, welche Probleme dann typisch sind — und welche Alternativen für Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern wirklich in Frage kommen.

Wann Excel als Planungswerkzeug an seine Grenzen stößt

Es gibt keinen exakten Zeitpunkt, aber es gibt typische Warnsignale:

Nur eine Person kennt den „echten“ Plan. Die Tabelle existiert, aber wer sie wirklich lesen und interpretieren kann ist meistens nur der Planer selbst. Wenn diese Person krank ist oder kündigt, liegt das Wissen nicht im System — es liegt im Kopf.

Änderungen sind aufwändig und fehleranfällig. Ein Eilauftrag kommt rein. Der Planer muss manuell prüfen welche Maschine frei ist, welche Aufträge verschoben werden müssen, ob Liefertermine noch halten. Das dauert und passiert fehleranfällig — weil Excel nicht denkt, sondern nur anzeigt was man eingetippt hat.

Restmengen und Fortschritt fehlen. Die Planung zeigt Sollmengen, aber nicht was bereits produziert wurde. Wer wissen will wie weit ein Auftrag ist, muss in die Halle gehen oder anrufen.

Maschinenkonflikte fallen erst auf wenn es zu spät ist. Excel verhindert keine Doppelbuchungen. Zwei Aufträge auf derselben Maschine im selben Zeitraum — das merkt man oft erst wenn es in der Produktion Probleme gibt.

Liefertermine werden reaktiv gemanagt. Statt zu sehen welche Aufträge in zwei Wochen kritisch werden, reagiert man wenn der Kunde anruft.

Was eine Alternative leisten muss

Viele Betriebe suchen an diesem Punkt nach einer Software — und stellen fest dass die meisten Angebote zwei Extreme sind: entweder ein vollständiges ERP-System das sechs Monate Einführung, einen fünfstelligen Preis und einen IT-Dienstleister braucht — oder Tools die im Grunde digitale Tabellen sind und dieselben Probleme haben wie Excel, nur mit besserem Design.

Was ein Fertigungsbetrieb mit 5 bis 50 Mitarbeitern wirklich braucht ist keines von beidem. Sondern eine Lösung die:

Automatisch plant — also nicht nur anzeigt was eingetragen wurde, sondern selbst berechnet welcher Auftrag auf welche Maschine kommt, in welcher Reihenfolge und ob der Liefertermin noch haltbar ist.

Die gesamte Prozesskette kennt — nicht nur den Hauptvorgang, sondern auch nachgelagerte Schritte wie Nachbearbeitung, externe Prozesse oder Versandpuffer. Nur dann stimmt der Endtermin wirklich.

Bestehende Daten übernimmt — also keine vollständige Neuerfassung aller Stammdaten, sondern Import aus dem vorhandenen ERP oder aus CSV-Dateien.

Kein IT-Projekt ist — Einrichtung in Tagen, nicht Monaten. Bedienung im Browser, kein Software-Install auf Arbeitsplätzen.

Mehrere Benutzer gleichzeitig ermöglicht — Planer, Maschinenbediener und Geschäftsführung sehen alle dasselbe, mit unterschiedlichen Zugriffsrechten.

Was in der Praxis oft übersehen wird

Ein Detail das in Kaufentscheidungen selten thematisiert wird aber im Alltag sehr viel ausmacht: die Machbarkeitsprüfung neuer Aufträge.

Ein Kunde ruft an. Er fragt ob eine bestimmte Menge bis Freitag lieferbar ist. In den meisten Betrieben führt diese Frage zu einer Schätzung, einem Rückruf oder einer manuellen Prüfung die 20 Minuten dauert.

Eine gute Planungssoftware beantwortet diese Frage in Sekunden: Ist der Termin unter aktueller Belegung erreichbar? Wenn nicht — wann wäre der frühestmögliche Termin? Welche laufenden Aufträge blockieren gerade die Kapazität?

Das ist kein Luxusfeature. Das ist ein täglicher Anwendungsfall in jedem Betrieb der auf Kundenanfragen reagiert.

ERP oder spezialisierte Planungssoftware — was passt für kleine Fertigungsbetriebe?

Eine häufige Frage ist ob ein vollständiges ERP-System nicht die bessere Wahl wäre — schließlich deckt es mehr ab.

Die ehrliche Antwort: Für Betriebe unter 50 Mitarbeitern ist ein vollständiges ERP in den meisten Fällen überdimensioniert. Der Einführungsaufwand ist hoch, die Systeme sind auf viele Branchen und Prozesse ausgelegt und deshalb oft komplexer als nötig. Und die Produktionsplanung — also die operative Maschinenbelegung, Kapazitätsprüfung und Terminverfolgung — ist in vielen ERP-Systemen ohnehin nur rudimentär vorhanden.

Eine spezialisierte Lösung die sich gezielt auf die Produktionsplanung konzentriert und dabei vorhandene ERP-Daten per CSV übernimmt ist für diese Betriebsgröße oft die pragmatischere Wahl. Das kaufmännische System bleibt wie es ist — die Lücke zwischen Auftragseingang und Fertigung wird gezielt geschlossen.

Fazit

Excel ist kein schlechtes Werkzeug. Es ist das falsche Werkzeug wenn Produktionsplanung mehr als eine Person, mehr als eine Maschine und mehr als einen Schichtplan bedeutet.

Wer merkt dass die Planung zunehmend im Kopf einzelner Personen steckt, dass Liefertermine reaktiv gemanagt werden und dass Maschinenbelegung und Auftragsstatus nicht auf einen Blick erkennbar sind — der hat Excel als Planungswerkzeug überwachsen.

Die gute Nachricht: Der Wechsel muss kein Projekt sein. Wer seine Daten bereits in einem ERP oder in Excel hat, kann diese Daten übernehmen und innerhalb weniger Tage mit einer automatisierten Planung starten.

→ Wie Plantrieb die Produktionsplanung für Fertigungsbetriebe übernimmt — Funktionen ansehen