Produktionsplanung mit Sage 100: Das ERP behalten, die operative Planung verbessern

In vielen Fertigungsbetrieben ist Sage 100 das zentrale System für Artikel, Kunden, Aufträge und kaufmännische Abläufe. Die notwendigen Daten sind grundsätzlich vorhanden. Trotzdem findet die tägliche Produktionsplanung häufig außerhalb des ERP-Systems statt.

Fertigungsaufträge werden exportiert, anschließend in Excel ergänzt und danach manuell auf Maschinen oder Kalenderwochen verteilt. Änderungen werden telefonisch, auf Papier oder direkt in der Werkstatt abgestimmt.

Das Problem ist deshalb oft nicht, dass Daten fehlen. Das Problem ist, dass Auftragsdaten, Maschinenbelegung, Restmengen und aktuelle Prioritäten nicht in einer gemeinsamen operativen Planung zusammenlaufen.

Eine ergänzende Produktionsplanungssoftware kann genau diese Lücke schließen – ohne Sage 100 zu ersetzen.

Warum trotz ERP häufig zusätzlich mit Excel geplant wird

Ein ERP-System erfüllt viele wichtige Aufgaben. Es verwaltet beispielsweise Artikel, Kundenaufträge, Fertigungsaufträge, Bestände und Liefertermine.

Die tatsächliche Planung in der Produktion benötigt jedoch zusätzliche Informationen:

• Auf welcher Maschine kann ein Artikel gefertigt werden?
• Welche Maschine ist im gewünschten Zeitraum bereits belegt?
• Wie lange dauern Rüsten, Fertigung und Nachbearbeitung?
• Wie viele Stück wurden bereits produziert?
• Welche Restmenge ist noch offen?
• Welche Aufträge müssen aufgrund eines Liefertermins priorisiert werden?
• Kann ein neuer Kundenauftrag noch rechtzeitig eingeplant werden?

Diese Informationen entstehen teilweise erst im laufenden Produktionsalltag. Deshalb führen viele Betriebe neben Sage eine eigene Planungstabelle.

Am Anfang funktioniert das meist gut. Mit mehr Aufträgen, Maschinen, Eilaufträgen und Terminänderungen wird die Tabelle jedoch zunehmend schwerer zu pflegen.

Welche Daten aus Sage 100 für die Produktionsplanung wichtig sind

Für eine ergänzende Produktionsplanung muss nicht die gesamte Sage-Datenbank übernommen werden. In vielen Fällen genügt ein strukturierter Export der benötigten Fertigungsaufträge.

Typische Informationen sind beispielsweise:

• Fertigungsauftragsnummer
• Artikelnummer
• Artikelbezeichnung oder Matchcode
• Kunde
• Auftragsmenge
• bereits gefertigte Menge
• offene Restmenge
• gewünschter Liefertermin
• Auftragsstatus
• Verkaufsbeleg oder Kundenreferenz

Welche Spalten tatsächlich verfügbar und erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Sage-System, der verwendeten Konfiguration und den betrieblichen Abläufen ab.

Entscheidend ist nicht, dass jeder Betrieb exakt dieselbe Exportdatei verwendet. Entscheidend ist, dass die vorhandenen Daten einmalig den passenden Feldern in der Produktionsplanung zugeordnet werden.

Fertigungsaufträge per CSV übernehmen

Ein einfacher Einstieg ist der Export der Fertigungsaufträge als CSV-Datei.

Die Datei wird aus Sage 100 ausgegeben und anschließend in die Produktionsplanung importiert. Dabei können vorhandene Aufträge aktualisiert und neue Fertigungsaufträge ergänzt werden.

Die Mitarbeiter müssen Auftragsnummern, Artikel, Mengen und Liefertermine dadurch nicht erneut von Hand eingeben.

Sage 100 bleibt weiterhin das führende System für die kaufmännischen und auftragsbezogenen Daten. Die ergänzende Software übernimmt den Teil, der für die operative Produktion benötigt wird:

• Reihenfolge der Fertigungsaufträge
• Zuordnung zu geeigneten Maschinen
• Berechnung des benötigten Zeitraums
• Berücksichtigung von Kapazitäten
• Darstellung der Maschinenbelegung
• Erkennung kritischer Liefertermine
• manuelle Anpassung bei Störungen oder Eilaufträgen

Dadurch entsteht kein paralleles ERP-System. Es entsteht eine spezialisierte Planung auf Grundlage der bereits vorhandenen Daten.

Stammdaten machen aus einer Auftragsliste einen Produktionsplan

Eine Liste mit Fertigungsaufträgen allein weiß noch nicht, wie ein Artikel produziert werden muss.

Damit eine automatische oder teilautomatische Planung möglich wird, werden die Auftragsdaten mit betrieblichen Stammdaten ergänzt.

Dazu gehören beispielsweise:

Geeignete Maschinen

Für jeden Artikel wird hinterlegt, auf welchen Maschinen er gefertigt werden kann. Gibt es mehrere Alternativen, kann die Planung freie Kapazitäten entsprechend berücksichtigen.

Produktionsleistung

Die hinterlegte Leistung bestimmt, wie viel Zeit für die jeweilige Auftragsmenge benötigt wird. Je nach Betrieb kann sie beispielsweise in Stück pro Stunde, Stück pro Schicht oder Pressvorgängen pro Tag angegeben werden.

Rüstzeiten

Ein Maschinenwechsel oder Werkzeugwechsel benötigt Zeit. Diese Rüstzeit muss in einer realistischen Planung enthalten sein.

Weitere Produktionsschritte

Nach dem eigentlichen Fertigungsschritt können zusätzliche Abläufe folgen, etwa Nachbearbeitung, Prüfung, externe Bearbeitung oder Versandvorbereitung.

Schichten und Kapazitäten

Arbeitstage, Schichtmodelle, verfügbare Mitarbeiter und Maschinenkapazitäten beeinflussen den frühestmöglichen Fertigstellungstermin.

Erst durch die Kombination aus Sage-Auftragsdaten und betrieblichen Planungsregeln wird aus einer Exportdatei ein realistischer Produktionsplan.

Beispiel aus dem Produktionsalltag

Ein Kunde bestellt 5.000 Stück eines bestehenden Artikels und benötigt kurzfristig eine Aussage zum möglichen Liefertermin.

Im ERP-System sind Artikel und Auftrag vorhanden. Für eine belastbare Zusage müssen aber weitere Fragen beantwortet werden:

• Welche Maschine ist für den Artikel geeignet?
• Wann ist diese Maschine wieder frei?
• Welche bereits eingeplanten Aufträge haben Vorrang?
• Wie lange dauert die Fertigung von 5.000 Stück?
• Wird zusätzliche Zeit für Rüsten oder Nachbearbeitung benötigt?
• Ist vor dem Liefertermin noch ein Versandtag einzuplanen?

Ohne zentrale Produktionsplanung müssen diese Informationen aus mehreren Tabellen, Kalendern und persönlichen Rückfragen zusammengesucht werden.

In einer ergänzenden Planung werden Artikel, Menge und Wunschtermin eingegeben. Auf Grundlage der hinterlegten Maschinen, Leistungen und bestehenden Belegung lässt sich direkt prüfen, ob der Termin erreichbar ist oder welcher Liefertermin realistisch wäre.

Wie Plantrieb Sage 100 ergänzt

Plantrieb übernimmt vorhandene Fertigungsaufträge aus einem abgestimmten CSV-Export und führt sie mit den Planungsdaten des Betriebs zusammen.

Dabei können unter anderem berücksichtigt werden:

• Artikel und Fertigungsaufträge
• Sollmengen und offene Mengen
• Liefertermine
• geeignete Maschinen und Maschinenalternativen
• Produktionsleistungen
• Rüstzeiten
• zusätzliche Arbeitsschritte
• Schichten und verfügbare Kapazitäten
• manuelle Prioritäten
• bereits produzierte Mengen

Aus diesen Informationen entsteht eine zentrale Übersicht über Aufträge, Maschinenbelegung und geplante Fertigstellungstermine.

Die Planung kann automatisch berechnet und anschließend manuell angepasst werden. Eilaufträge, Maschinenausfälle oder geänderte Prioritäten lassen sich dadurch berücksichtigen, ohne die gesamte Planung in mehreren Tabellen neu aufzubauen.

Ist eine direkte Schnittstelle notwendig?

Nicht jeder Betrieb benötigt sofort eine direkte und dauerhaft synchronisierte Schnittstelle.

Gerade beim Einstieg kann ein abgestimmter CSV-Import sinnvoll sein:

• Die vorhandene Sage-Konfiguration muss nicht grundlegend verändert werden.
• Der Betrieb behält die Kontrolle über die übertragenen Daten.
• Der Einrichtungsaufwand bleibt überschaubar.
• Bestehende Exportmöglichkeiten können weiterverwendet werden.
• Die operative Planung kann schrittweise eingeführt werden.

Wie häufig neue Daten importiert werden, hängt vom jeweiligen Ablauf ab. In manchen Betrieben genügt ein täglicher Import. In anderen Fällen werden Fertigungsaufträge mehrmals am Tag aktualisiert.

Wichtig ist, dass der Prozess zum Betrieb passt und im Alltag zuverlässig durchgeführt werden kann.

Für welche Betriebe lohnt sich die Ergänzung?

Eine zusätzliche Produktionsplanung ist besonders interessant, wenn mindestens eine der folgenden Situationen bekannt vorkommt:

• Fertigungsaufträge werden aus Sage nach Excel kopiert.
• Die Maschinenbelegung wird in einer separaten Tabelle gepflegt.
• Nur einzelne erfahrene Mitarbeiter kennen die tatsächliche Planung.
• Liefertermine können erst nach mehreren Rückfragen bestätigt werden.
• Änderungen müssen in unterschiedlichen Listen nachgetragen werden.
• Offene Mengen und Produktionsfortschritt sind nicht zentral sichtbar.
• Ein vollständiger Wechsel des ERP-Systems wäre zu aufwendig.
• Die vorhandene ERP-Lösung soll beibehalten werden.

In diesen Fällen liegt das Problem meist nicht im ERP selbst. Es fehlt eine Verbindung zwischen den vorhandenen Auftragsdaten und der täglichen Steuerung der Produktion.

Einführung ohne vollständigen Systemwechsel

Die Einführung einer ergänzenden Produktionsplanung erfolgt schrittweise.

1. Vorhandenen Export prüfen

Zunächst wird geprüft, welche Auftragsdaten bereits aus Sage 100 exportiert werden können und welche Informationen für die Planung benötigt werden.

2. Spalten zuordnen

Die vorhandenen Felder werden einmalig den passenden Feldern in Plantrieb zugeordnet. Dadurch kann der Betrieb seinen gewohnten Export weiterverwenden.

3. Maschinen und Artikel einrichten

Maschinen, Produktionsleistungen, Rüstzeiten, Alternativmaschinen und weitere Planungsregeln werden hinterlegt.

4. Ersten Testimport durchführen

Mit echten Fertigungsaufträgen wird geprüft, ob Mengen, Termine und Auftragsstatus korrekt übernommen werden.

5. Planung gemeinsam testen

Die automatisch erzeugte Planung wird mit dem bisherigen Vorgehen verglichen und an die betrieblichen Anforderungen angepasst.

6. Im laufenden Betrieb starten

Nach dem Testlauf können die aktuellen Fertigungsaufträge regelmäßig übernommen und zentral geplant werden.

Sage 100 bleibt dabei erhalten. Lediglich die operative Planung wird aus unübersichtlichen Tabellen in eine dafür entwickelte Lösung überführt.

Fazit: Sage-Daten besser für die Fertigung nutzen

Viele Fertigungsbetriebe verfügen bereits über einen großen Teil der benötigten Daten. Artikel, Aufträge, Mengen und Liefertermine sind in Sage 100 vorhanden.

Für eine realistische Produktionsplanung müssen diese Informationen jedoch mit Maschinen, Kapazitäten, Produktionszeiten, Restmengen und betrieblichen Regeln verbunden werden.

Dafür ist nicht zwingend ein neues ERP-System notwendig.

Eine ergänzende Produktionsplanungssoftware kann vorhandene Sage-Daten übernehmen und daraus eine übersichtliche Maschinen- und Auftragsplanung erstellen. Der Betrieb behält sein bekanntes System und verbessert gezielt den Bereich, der im Produktionsalltag bisher über Excel, Papier und persönliches Wissen organisiert wird.

Plantrieb wurde genau für diese Aufgabe entwickelt: vorhandene Daten weiterverwenden, die operative Fertigungsplanung zentral abbilden und kritische Termine frühzeitig sichtbar machen.

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